Sykepenger og arbeidsgiverperiode
Praktisk forklaring på arbeidsgiverperioden ved sykefravær, sykepengegrunnlag og rutiner for refusjon fra NAV.
Sykepenger og arbeidsgiverperiode er noe enhver bedrift med ansatte må forholde seg til, ofte uten varsel. Reglene er klare på papiret, men den praktiske gjennomføringen krever gode rutiner for sykmelding, lønnskjøring og rapportering. Når dette er på plass, blir både den ansatte og bedriften ivaretatt.
Arbeidsgiverperioden i korte trekk
Arbeidsgiver betaler full lønn de første 16 kalenderdagene av sykefraværet, kalt arbeidsgiverperioden. Etter dette overtar NAV utbetalingen, men du som arbeidsgiver kan fortsette å betale lønn og kreve refusjon fra NAV.
| Element | Hva som gjelder |
|---|---|
| Lengde | 16 kalenderdager fra første sykedag |
| Vilkår | Den ansatte må ha vært i jobb i minst 4 uker |
| Sykepengegrunnlag | Beregnes av lønn de siste 4 ukene før fravær |
| Maksgrense | 6 G beregnet etter folketrygdens grunnbeløp |
| Egenmelding | Inntil 3 dager om gangen, 4 ganger per år |
Reglene står i folketrygdloven og hos NAV .
Hvordan du beregner sykepenger riktig
Sykepengegrunnlaget tilsvarer den lønnen den ansatte faktisk ville hatt hvis vedkommende ikke var syk. For fastlønnede er det enkelt; for timelønnede kreves det mer arbeid for å finne et representativt snitt.
- ta utgangspunkt i siste 4 uker før sykmeldingen
- inkluder fastlønn, faste tillegg og gjennomsnitt av variable tillegg
- begrens utbetalingen til 6 G hvis lønnen er høyere
- husk at det er den daglige sykepengesatsen som telles, ikke månedslønnen
Refusjon fra NAV etter dag 16
Hvis du som arbeidsgiver fortsetter å betale lønn etter arbeidsgiverperioden, kan du kreve refusjon fra NAV via inntektsmelding. Dette gir den ansatte stabil lønn og bedriften håndterer kontantstrømmen direkte.
- Send inntektsmelding så snart sykmeldingen er mottatt.
- Marker om dere krever refusjon fra dag 17.
- Fortsett å betale lønn som vanlig.
- Bokfør refusjonen som inntekt når den kommer fra NAV.
- Avstem mot lønnskostnadene månedlig.
Vanlige feil
- du betaler ikke arbeidsgiverperioden ut hvis ansatt blir frisk på dag 14
- du sender inntektsmelding for sent og taper refusjon
- du regner sykepengegrunnlag av månedslønn i stedet for daglig sats
- du glemmer å rapportere refusjonen på riktig konto
Hva som skjer ved gjentatt sykefravær
Hvis den ansatte blir syk igjen innen 16 dager etter forrige fravær, regnes det som samme arbeidsgiverperiode. Først etter 16 friske dager utløses en ny arbeidsgiverperiode. Dette er viktig å forstå for å unngå dobbel utbetaling.
Når det er lurt å få hjelp
Hvis bedriften har mange ansatte, ofte sykefravær eller komplekse lønnsforhold, kan en lønnsansvarlig eller regnskapsfører sikre at både utbetaling og refusjon går riktig. Du kan ta kontakt for å få rutinene på plass.