Avstemme kasse og bank: tre regneeksempler som forklarer avvik

Eksempel 1: det mangler 20 kroner i kontantkassen

En tenkt butikk starter med 3 000 kroner i veksel. Den mottar 4 200 kroner kontant, tilbakebetaler 500 kroner ved retur og tar ut 5 000 kroner til bankinnskudd.

Tell på nytt og kontroller returen, uttaket og registrerte betalingsmåter. Dokumenter en gjenværende differanse med beløp, dato og undersøkelse. Ikke endre salgstallene for å få kontantbeholdningen til å se riktig ut.

Uttaket er ikke en ny kostnad eller et nytt salg når pengene settes inn i banken. Det skal kunne følges gjennom den videre håndteringen.

Eksempel 2: banken har trukket et gebyr

Bankkontoen i regnskapet viser 54 200 kroner. Banken viser 54 000 kroner på samme tidspunkt. Et dokumentert gebyr på 200 kroner er trukket, men mangler i regnskapet.

Når gebyret er undersøkt og riktig bokført, blir regnskapssaldoen 54 200 − 200 = 54 000 kroner. Saldoene stemmer. Hvis forklaringen ikke er kjent, skal du ikke velge en tilfeldig kostnadskonto bare for å få null.

Gebyret er en annen type forklaring enn en betaling som bare har forskjellig dato i rapportene. Skill en reell feil fra et tidsavvik.

Eksempel 3: kortsalget er større enn utbetalingen

I et forenklet tenkt oppgjør viser betalingsleverandøren 10 000 kroner i salg, 500 kroner i refusjon og 150 kroner i trukket gebyr. Forventet utbetaling er 10 000 − 500 − 150 = 9 350 kroner.

At banken mottar 9 350 kroner betyr ikke at omsetningen var 9 350 kroner. Kontroller salgsgrunnlag, refusjon og gebyr mot oppgjørsrapporten. Se også hvilke salgsdager rapporten omfatter.

Hvis pengene ikke er utbetalt ved periodeslutt, kan en forklarlig oppgjørspost fortsatt stå åpen. Noter referansen og følg den til den faktiske utbetalingen, fremfor å behandle alle åpne beløp som tap.

Gjør avstemmingen mulig å overta

Bruk samme dato og periode på rapportene. Behold kontantopptelling, uttaksgrunnlag, bankopplysninger og betalingsrapporter sammen med forklaringen på åpne poster.

En avviksliste bør vise beløp, mulig årsak, dokumentasjon, ansvarlig og neste handling. En kollega skal kunne finne igjen arbeidet uten en muntlig forklaring fra den som gjorde oppgjøret.

Skatteetatens veiledning om kassasystemer gir bakgrunn for dokumentasjonen. Miti går nærmere inn på Vipps, kasse og bank når flere betalingsmåter inngår.

Når du vil ha en enklere økonomirutine

ReAI kan være aktuelt for systemstøtte. Aiak kan hjelpe med å rydde gamle differanser og avklare arbeidsdelingen. Begynn med hvilken kontroll som ikke stemmer; da blir hjelpen langt mer presis enn «kassen er feil».