Hvordan avstemme kasse og bank

Kasseavstemming kontrollerer kontantbeholdningen. Bankavstemming kontrollerer bankkontoen i regnskapet mot bankens opplysninger. Kortbetaling er ikke kontanter i kassen, og kortsalget kan bli utbetalt til banken på en annen dag enn salget.

Eksempel 1: kontantkassen mangler 20 kroner

En butikk starter dagen med 3 000 kroner i veksel. I løpet av dagen mottar den 4 200 kroner kontant, betaler tilbake 500 kroner for en retur og tar ut 5 000 kroner til bankinnskudd.

Tell en gang til og kontroller returen, uttaket og eventuelle feilregistrerte betalingsmåter. Dokumenter en gjenværende differanse med dato, beløp og hvem som har undersøkt den. Ikke endre salgstallene for å skjule at kontantene ikke stemmer.

Uttaket til bankinnskudd må også kunne følges frem til banken. Det er ikke et nytt salg når pengene settes inn.

Eksempel 2: et bankgebyr mangler

Bankkontoen i regnskapet viser 54 200 kroner. Bankutskriften viser 54 000 kroner. Et gebyr på 200 kroner er trukket i banken, men ikke bokført.

Når gebyret er kontrollert og bokført, blir regnskapssaldoen 54 200 − 200 = 54 000 kroner. Da stemmer saldoene. Hvis du ikke finner forklaringen, skal du ikke velge en tilfeldig kostnadskonto bare for å få null i differanse.

Hvorfor kortoppgjøret ikke alltid matcher dagens salg

En kortbetaling kan være gjennomført i butikken uten at oppgjøret har kommet på bankkontoen. Oppgjøret kan dessuten samle flere salgsdager og ha gebyrer eller refusjoner trukket fra.

Kontroller derfor tre ledd:

1. Salg og retur per betalingsmåte i kassegrunnlaget.
2. Oppgjørsrapporten fra betalingsleverandøren.
3. Den faktiske innbetalingen i banken.

Før et tidsavvik som en åpen avstemmingspost med referanse og forventet oppgjør. Et gebyr og en forsinket utbetaling er forskjellige forklaringer og skal ikke behandles som samme type differanse.

Hva bør lagres sammen med avstemmingen?

Bruk samme dato og periode på rapportene. Ta vare på grunnlaget for opptelling, dokumenterte uttak, oppgjørsrapporter og forklaringene på åpne poster. Avklar hvem som kontrollerer at et avvik faktisk blir løst.

Les hva avstemming er hvis du vil se hvordan kontrollen også brukes på andre regnskapsposter.

System eller faglig hjelp?

I ReAIs guide til bankavstemming ser du arbeidsflyten i et regnskapssystem. Trenger du hjelp til å rydde tidligere differanser og etablere en fast rutine, kan Aiak bistå med regnskapsarbeidet .

Har du et konkret spørsmål, kan du kontakte Ampo . Beskriv typen avvik uten å sende bankutskrifter eller kundeopplysninger i den første meldingen.