Hva er bokføring? Praktisk forklart

Bokføring er registrering av økonomiske hendelser i regnskapssystemet. Hvert salg, kjøp, lønnsoppgjør og hver betaling knyttes til dokumentasjon, dato, beløp og riktige kontoer. Resultatet skal være mulig å kontrollere fra bilaget til rapporteringen og tilbake igjen.

Kort svar

Når virksomheten sender en faktura, betaler en leverandør eller utbetaler lønn, oppstår en økonomisk hendelse. Bokføringen plasserer hendelsen i riktig periode og på riktige kontoer. Den viser også hvordan transaksjonen påvirker resultat, eiendeler, gjeld og eventuelt MVA.

Bokføring er derfor mer enn å laste opp kvitteringer. Dokumentasjonen må være fullstendig, posteringen må kunne forklares, og saldoene må avstemmes .

Eksempel på bokføring av en leverandørfaktura

Et aksjeselskap kjøper programvare for 1 250 kroner inkludert 25 prosent MVA og får faktura med 14 dagers betalingsfrist.

Steg	Hva registreres	Hvorfor
Faktura mottas	1 000 kroner kostnad, 250 kroner inngående MVA og 1 250 kroner leverandørgjeld	Kostnaden og gjelden oppstår når fakturaen bokføres
Faktura godkjennes	Hvem som kontrollerte kjøpet og tilknytningen til virksomheten	Kontrollsporet viser hvorfor kjøpet er akseptert
Faktura betales	1 250 kroner ut av bank og reduksjon av leverandørgjeld	Betalingen lukker den åpne posten
Bank avstemmes	Banktransaksjonen sammenholdes med bokført betaling	Avvik og dobbeltføringer blir synlige

Kontonumrene avhenger av kontoplanen og hva programvaren faktisk gjelder. MVA-fradraget forutsetter blant annet at kjøpet gjelder den registrerte virksomheten og at dokumentasjonen oppfyller kravene.

Bokføring og regnskap er ikke helt det samme

Bokføring er selve registreringen og dokumentasjonen av transaksjonene. Regnskap brukes ofte om hele prosessen: bokføring, avstemming, periodisering, vurderinger og rapporter som resultatregnskap, balanse, skattemelding og MVA-melding.

God bokføring gir ikke automatisk et riktig regnskap. En faktura kan være registrert uten at kostnaden er periodisert riktig, eller en betaling kan være ført uten at den åpne leverandørposten er lukket.

Hvem har bokføringsplikt?

Altinn oppsummerer hovedregelen slik: Virksomheter som må levere skattemelding for næringsdrivende eller MVA-melding, er bokføringspliktige. Enkelte organisasjonsformer og aktiviteter har egne krav. Les derfor hvem som har bokføringsplikt før du legger opp rutinene.

Det er virksomheten som har ansvaret for at bokføringen er riktig, også når et regnskapsbyrå gjør det praktiske arbeidet.

En trygg månedlig bokføringsrutine

Samle salgsdokumentasjon, kjøpsbilag, banktransaksjoner og andre underlag.
Kontroller at hvert bilag gjelder virksomheten og inneholder nødvendige opplysninger.
Bokfør med riktig dato, konto, MVA-behandling og motpart.
Følg opp manglende godkjenninger og åpne kunde- og leverandørposter.
Avstem minst bank, kunder, leverandører, MVA og lønn mot uavhengige underlag.
Dokumenter rettinger med nye poster slik at historikken bevares.

Bokføringsloven krever at bokføringen er à jour innen fristene for pliktig rapportering og som hovedregel minst hver fjerde måned. Kontanttransaksjoner har strengere krav. For de fleste bedrifter er månedlig bokføring mer praktisk fordi feil oppdages før frister og styringsrapporter.

Vanlige feil

privat og virksomhetsrelatert bruk blandes uten dokumentert fordeling
samme faktura blir registrert både manuelt og via innlesing
feil dato flytter inntekt, kostnad eller MVA til feil periode
bankkontoen ser riktig ut, men kunde- eller leverandørreskontroen har gamle poster
en tidligere postering overskrives i stedet for å rettes med et dokumentert spor

Hva er bokføring?