Hva er avstemming i regnskapet?

Avstemming betyr at du sammenligner en saldo eller bevegelse i regnskapet med et uavhengig underlag. Bankkontoen avstemmes mot bankutskriften, kundereskontroen mot åpne kundefakturaer og MVA-kontoene mot grunnlaget for MVA-meldingen.

Poenget er ikke bare å få to sluttsaldoer til å se like ut. En god avstemming viser hva som er kontrollert, hvilke avvik som finnes, hvorfor de finnes og hvem som skal rette dem.

Kort forklart med et eksempel

Regnskapet viser 248 500 kroner på bankkontoen ved månedsslutt. Bankutskriften viser 246 000 kroner. Differansen er 2 500 kroner.

Når du undersøker transaksjonene, finner du at en betaling er bokført i regnskapet, men først trukket i banken neste virkedag. Avstemmingen dokumenterer beløpet, datoen og årsaken. Hvis differansen i stedet skyldes en bankkostnad som ikke er bokført, må kostnaden føres før perioden lukkes.

Dette er forskjellen på å konstatere et avvik og å avstemme det.

Hva bør avstemmes?

Hvilke kontoer som er vesentlige, avhenger av virksomheten. En nettbutikk vil ofte bruke mye tid på betalingsoppgjør, mens en prosjektbedrift må kontrollere påløpte kostnader og arbeid under utførelse.

Månedlig sjekkliste

1. Hent underlag med samme sluttdato som regnskapsperioden.
2. Kontroller inngående saldo mot forrige avsluttede periode.
3. Sammenlign saldo og bevegelser, ikke bare sluttbeløpet.
4. Identifiser hver differanse med beløp, dato og forklaring.
5. Bokfør manglende eller feilførte poster.
6. Opprett ansvar og frist for avvik som ikke kan lukkes med en gang.
7. Lagre avstemmingen sammen med underlaget og marker hvem som har kontrollert.
8. Kontroller at korrigeringene ikke skaper nye avvik andre steder.

Les også hvordan du avstemmer kasse og bank for en mer detaljert bankrutine.

Hva skal dokumentasjonen vise?

En annen person bør kunne forstå avstemmingen uten muntlig forklaring. Dokumentasjonen bør derfor vise:

• konto og periode
• regnskapssaldo og kontrollsaldo
• spesifikasjon av eventuelle differanser
• henvisning til underlaget
• korrigeringer som er bokført
• åpne punkter med eier og frist
• dato og hvem som utførte eller kontrollerte avstemmingen

Et regneark med bare teksten «OK» er svakt dersom det ikke viser hva som faktisk ble kontrollert. Bruk heller en fast mal der underlag, differanser og konklusjon følger hver konto.

Hvor ofte bør du avstemme?

Bank, kunder, leverandører og sentrale avgiftskontoer bør normalt kontrolleres hver måned. Kontoer med høy risiko eller mange transaksjoner kan trenge ukentlig oppfølging. Mindre aktive kontoer kan inngå i en kvartalsvis rutine, men alle vesentlige balansekontoer bør være dokumentert før årsoppgjøret.

Frekvensen bør styres av tre ting: transaksjonsvolum, beløpsstørrelse og konsekvensen av feil. En konto med få, men store betalinger kan være viktigere enn en konto med mange små poster.

Vanlige avstemmingsfeil

• samme person bokfører, avstemmer og godkjenner uten en ekstra kontroll
• avvik flyttes til en midlertidig konto og blir liggende
• saldoen stemmer, men gamle åpne poster blir ikke undersøkt
• dokumentasjonen erstattes når den burde vise hva som ble rettet
• flere måneder avstemmes samlet rett før rapportering eller årsoppgjør

En god rutine gjør avstemming til en del av månedsavslutningen , ikke et oppryddingsprosjekt på slutten av året.

Systemstøtte og automatisering

Regnskapssystemet kan hente bankdata, foreslå matching og markere uvanlige poster. Skatteetatens tjeneste for krav og betalinger viser også hvordan flere offentlige avstemminger kan bli tettere integrert i sluttbrukersystemer.

Automatisering fjerner likevel ikke behovet for å vurdere avvik. Den bør redusere letingen og gjøre kontrollsporet tydeligere.

Hvis avvikene går igjen, flere systemer ikke stemmer med hverandre eller avstemmingen påvirker MVA, lønn eller årsoppgjør, kan du be om regnskapshjelp .

Fra faktisk hendelse til kontroll

Det nyttige spørsmålet er ikke om Hva er avstemming i regnskapet? finnes som funksjon, men hvilken beslutning temaet skal gjøre tryggere i den daglige driften. Avstemming dokumenterer at saldoene i regnskapet stemmer med uavhengige underlag før tallene brukes videre. For daglig leder, lønnsansvarlig og den som bokfører eller kontrollerer oppgaven må temaet «Hva er avstemming i regnskapet?» plasseres i en tydelig kjede fra bilag, vurdering, kontering, godkjenning, reskontro eller hovedbok, avstemming og rapportering. Den som overtar saken, skal kunne se hva som er gjort og hvorfor uten å be den forrige personen rekonstruere arbeidet.

Start med én krevende sak

Bruk dette som arbeidsprøve: et bilag som gjelder flere perioder og inneholder både en kostnad, et depositum og en privat andel. Følg hendelsen gjennom hele flyten og marker hvert sted der data skifter eier, registreres på nytt eller kan bli tolket forskjellig. For Hva er avstemming i regnskapet? er det særlig viktig at bilag, avtale, dato, motpart, beløp, konto, periode, attestasjon og avstemmingsreferanse kan sammenholdes i riktig rekkefølge.

Testen bør svare på tre spørsmål:

1. Hvilke opplysninger må være bekreftet før arbeidet kan starte?
2. Når skal saken stoppes for manuell vurdering i stedet for å gå automatisk videre?
3. Hvem avgjør hvilke fakta som må avklares før postering eller rapportering, og hvem som godkjenner en retting?

Dokumentasjon som gjør kontroll mulig

Den vanligste svakheten er at en enkel standardføring brukes selv om tidspunkt, motpart, avgift eller arbeidsforhold gjør saken annerledes. Bruk derfor både normaltilfeller og minst ett avvik når løsningen vurderes. En prosess er ikke robust bare fordi den raskeste veien fungerer; den må også gjøre feil synlige før de blir sendt videre.

Veiledningen er generell. Konkrete skatte-, avgifts-, lønns- og regnskapsvurderinger bør kontrolleres mot oppdaterte regler og eventuelt avklares med regnskapsfører eller annen kvalifisert rådgiver.

Fem spørsmål til intern gjennomgang

1. Grunnlaget: Hvilke deler av bilag, avtale, dato, motpart, beløp, konto, periode, attestasjon og avstemmingsreferanse påvirker konklusjonen om Hva er avstemming i regnskapet?, og hvilke opplysninger er fremdeles bare antakelser? Noter kilde og kontrolltidspunkt for de viktigste tallene eller hendelsene.
2. Avviket: I situasjonen der et bilag som gjelder flere perioder og inneholder både en kostnad, et depositum og en privat andel, hvor skal arbeidsflyten stoppe, hvem undersøker fakta, og hva må være bekreftet før saken kan fortsette?
3. Beslutningen: Hvem blant daglig leder, lønnsansvarlig og den som bokfører eller kontrollerer oppgaven kan avgjøre hvilke fakta som må avklares før postering eller rapportering, og hvem som godkjenner en retting, og hvem skal kontrollere at beslutningen faktisk blir gjennomført i alle berørte systemer eller rutiner?
4. Effekten: Hvilke to mål fra uavklarte poster, korrigeringer, avstemmingsdifferanser, fristbrudd og tid brukt på å finne dokumentasjon gir det mest ærlige bildet av om arbeidet med Hva er avstemming i regnskapet? er blitt bedre? Fastsett utgangspunkt, ønsket endring og dato for måling.
5. Grensen: Hvilke deler av vurderingen kan virksomheten gjøre selv, og når krever Hva er avstemming i regnskapet? oppdatert myndighetsinformasjon, kontraktsavklaring eller bistand fra en kvalifisert fagperson? Dokumenter stoppunktet før en reell sak oppstår.

Hvis virksomheten vil arbeide videre med Hva er avstemming i regnskapet? i sin egen situasjon, kan den ta kontakt for en konkret avklaring .