Hva er avstemming i regnskapet?
Avstemming dokumenterer at saldoene i regnskapet stemmer med uavhengige underlag før tallene brukes videre.
Avstemming betyr at du sammenligner en saldo eller bevegelse i regnskapet med et uavhengig underlag. Bankkontoen avstemmes mot bankutskriften, kundereskontroen mot åpne kundefakturaer og MVA-kontoene mot grunnlaget for MVA-meldingen.
Poenget er ikke bare å få to sluttsaldoer til å se like ut. En god avstemming viser hva som er kontrollert, hvilke avvik som finnes, hvorfor de finnes og hvem som skal rette dem.
Kort forklart med et eksempel
Regnskapet viser 248 500 kroner på bankkontoen ved månedsslutt. Bankutskriften viser 246 000 kroner. Differansen er 2 500 kroner.
Når du undersøker transaksjonene, finner du at en betaling er bokført i regnskapet, men først trukket i banken neste virkedag. Avstemmingen dokumenterer beløpet, datoen og årsaken. Hvis differansen i stedet skyldes en bankkostnad som ikke er bokført, må kostnaden føres før perioden lukkes.
Dette er forskjellen på å konstatere et avvik og å avstemme det.
Hva bør avstemmes?
| Område | Sammenlign regnskapet med | Se spesielt etter |
|---|---|---|
| Bank og betalingskontoer | bankutskrift eller bankdata | manglende transaksjoner, doble føringer og datoavvik |
| Kundereskontro | åpne fakturaer, innbetalinger og kreditnotaer | feilmatching, gamle poster og betaling uten KID |
| Leverandørreskontro | leverandørfakturaer, betalinger og kreditnotaer | dobbeltbetaling, manglende faktura og uavklart kreditnota |
| MVA | MVA-spesifikasjon og bokførte avgiftskontoer | feil sats, periode eller fradragsbehandling |
| Lønn og arbeidsgiveravgift | lønnskjøring, A-melding og betalinger | differanser mellom lønnssystem og hovedbok |
| Skattetrekk og andre offentlige krav | innsendte oppgaver og betalingsgrunnlag | åpne beløp, renter og betaling på feil krav |
| Balansekontoer | kontrakt, anleggsmiddelregister eller annen spesifikasjon | saldo uten dokumentert innhold |
Hvilke kontoer som er vesentlige, avhenger av virksomheten. En nettbutikk vil ofte bruke mye tid på betalingsoppgjør, mens en prosjektbedrift må kontrollere påløpte kostnader og arbeid under utførelse.
Månedlig sjekkliste
- Hent underlag med samme sluttdato som regnskapsperioden.
- Kontroller inngående saldo mot forrige avsluttede periode.
- Sammenlign saldo og bevegelser, ikke bare sluttbeløpet.
- Identifiser hver differanse med beløp, dato og forklaring.
- Bokfør manglende eller feilførte poster.
- Opprett ansvar og frist for avvik som ikke kan lukkes med en gang.
- Lagre avstemmingen sammen med underlaget og marker hvem som har kontrollert.
- Kontroller at korrigeringene ikke skaper nye avvik andre steder.
Les også hvordan du avstemmer kasse og bank for en mer detaljert bankrutine.
Hva skal dokumentasjonen vise?
En annen person bør kunne forstå avstemmingen uten muntlig forklaring. Dokumentasjonen bør derfor vise:
- konto og periode
- regnskapssaldo og kontrollsaldo
- spesifikasjon av eventuelle differanser
- henvisning til underlaget
- korrigeringer som er bokført
- åpne punkter med eier og frist
- dato og hvem som utførte eller kontrollerte avstemmingen
Et regneark med bare teksten «OK» er svakt dersom det ikke viser hva som faktisk ble kontrollert. Bruk heller en fast mal der underlag, differanser og konklusjon følger hver konto.
Hvor ofte bør du avstemme?
Bank, kunder, leverandører og sentrale avgiftskontoer bør normalt kontrolleres hver måned. Kontoer med høy risiko eller mange transaksjoner kan trenge ukentlig oppfølging. Mindre aktive kontoer kan inngå i en kvartalsvis rutine, men alle vesentlige balansekontoer bør være dokumentert før årsoppgjøret.
Frekvensen bør styres av tre ting: transaksjonsvolum, beløpsstørrelse og konsekvensen av feil. En konto med få, men store betalinger kan være viktigere enn en konto med mange små poster.
Vanlige avstemmingsfeil
- samme person bokfører, avstemmer og godkjenner uten en ekstra kontroll
- avvik flyttes til en midlertidig konto og blir liggende
- saldoen stemmer, men gamle åpne poster blir ikke undersøkt
- dokumentasjonen erstattes når den burde vise hva som ble rettet
- flere måneder avstemmes samlet rett før rapportering eller årsoppgjør
En god rutine gjør avstemming til en del av månedsavslutningen, ikke et oppryddingsprosjekt på slutten av året.
Systemstøtte og automatisering
Regnskapssystemet kan hente bankdata, foreslå matching og markere uvanlige poster. Skatteetatens tjeneste for krav og betalinger viser også hvordan flere offentlige avstemminger kan bli tettere integrert i sluttbrukersystemer.
Automatisering fjerner likevel ikke behovet for å vurdere avvik. Den bør redusere letingen og gjøre kontrollsporet tydeligere.
Hvis avvikene går igjen, flere systemer ikke stemmer med hverandre eller avstemmingen påvirker MVA, lønn eller årsoppgjør, kan du be om regnskapshjelp.
Du finner flere praktiske sjekklister og arbeidsmåter i Regnskapskontroll i praksis.
Bankkonto og kundesaldo er to forskjellige kontroller
En innbetaling kan være bokført på riktig bankkonto og samtidig koblet mot feil faktura. Da kan bankavstemmingen stemme mens en kunde står som ubetalt og en annen får feil saldo.
Kontroller derfor både totalen på bankkontoen og de åpne postene som betalingen skal forklare. Undersøk delbetaling, kreditnota og betaling uten referanse før du retter. Behold dokumentasjon på hvorfor koblingen ble endret.
Når du dokumenterer kontrollen, ta med kontoen, datoen og hvilke poster som fortsatt er åpne. Et grønt totalsymbol er mindre nyttig enn en forklaring en annen person kan følge.
Se den konkrete gjennomgangen: bankavstemming med differanse: slik finner du årsaken.
Var ikke dette helt situasjonen din? Vi vurderer gjerne den konkrete saken.
Få gratis vurdering