Bokføre nettooppgjør fra kort og betalingsformidler

Eksempel: fra 12 500 kroner til 9 450 i banken

En tenkt nettbutikk har ett oppgjør med følgende innhold. Salgene og returen har ordinær MVA på 25 prosent. Gebyret i dette eksemplet er 550 kroner uten MVA, slik det fremgår av det tenkte gebyrbilaget.

Beregningen er 12 500 − 2 500 − 550 = 9 450 kroner. Hvert beløp skal kunne finnes i underlaget. Ikke anta at andre betalingsleverandørers gebyrer har samme MVA-behandling.

Før salget og returen

Dette er et pedagogisk eksempel med kontonavn, ikke en instruks om bestemte kontonumre. Det forutsetter at salget bokføres mot en oppgjørskonto for betalingsformidleren.

Returen dokumenteres gjennom korrekt retur-/kreditgrunnlag:

Før gebyr og bankutbetaling

Oppgjørskontoen for akkurat disse hendelsene blir null: 12 500 − 2 500 − 550 − 9 450 = 0. Netto salgsinntekt før gebyr er 8 000 kroner, mens netto utgående MVA er 2 000 kroner. Banken på 9 450 kroner kan derfor ikke brukes som salgsinntekt.

Salget er allerede importert – hva gjør du da?

Hvis nettbutikken, fakturasystemet eller kassasystemet allerede har bokført salget og MVA, skal oppgjørsimporten gjøre opp mellomværendet. Den skal ikke bokføre inntekten på nytt.

Før du slår på en ny import, undersøk hvilket system som oppretter salgsbilaget, hvilken konto betalingen går mot, og hvordan returer og gebyrer registreres. Avstem ett komplett oppgjør manuelt før du godkjenner en større serie.

Hvorfor kan oppgjørskontoen ha saldo ved månedsslutt?

Salg, retur og utbetaling kan ligge på ulike datoer. Hvis formidleren holder tilbake penger, betaler i flere deler eller overfører neste måned, kan det stå en reell fordring igjen.

Lag en liste med oppgjørsreferanse, salgsperiode, forventet utbetaling, gebyr, tilbakeholdt beløp og betalingsdato. Undersøk gamle poster. Ikke før en restsaldo som kostnad bare fordi neste utbetaling ikke har kommet ennå.

Dokumentasjonen du trenger

Oppbevar salgs-/returgrunnlag, oppgjørsrapport, gebyrbilag og bankbetaling. NBS 7 om betalingstransaksjoner beskriver hvilke opplysninger betalingsdokumentasjonen må kunne forklare. Hvis bankutskriften mangler nødvendig informasjon, må det innhentes ytterligere dokumentasjon fra motpart eller formidler.

Salg med flere MVA-satser, utenlandsk valuta eller tilbakeføringer etter kortreklamasjon krever egne avklaringer. Ikke bruk eksemplets samlede MVA-fordeling på et oppgjør med forskjellige satser.