Bankavstemming med differanse: slik finner du årsaken

Når bank og regnskap viser ulike saldoer, er den første oppgaven å finne hvor forskjellen oppstod. Ikke start med å bestemme hvilken konto differansen skal føres på. Da risikerer du å skjule årsaken i stedet for å rette den.

Bankavstemming blir enklere hvis du skiller mellom feil i grunnlaget, manglende transaksjoner og feil kobling av en betaling. Disse kan se like ut i sluttbeløpet, men må undersøkes på ulike måter.

Kontroller avgrensningen før du leter i bilag

Sammenlign samme bankkonto, valuta og dato. Sjekk også om rapporten viser bokføringsdato eller en annen datotype. En hendelse rundt månedsskiftet kan havne i ulike perioder hvis uttrekkene er avgrenset forskjellig.

Finn siste tidspunkt da saldoene stemte. Hvis forrige måned er dokumentert og riktig, kan feilsøkingen ofte begrenses til den nye perioden. Hvis inngående saldo allerede er ulik, vil det ikke være nok å gå gjennom bare månedens betalinger.

Sorter avvikene etter hva som mangler

Skill også mellom en forskjell i bankens hovedbokskonto og en åpen kundepost. Banken kan være avstemt selv om betalingen er koblet til feil kunde. Du trenger da en kontroll av kundereskontroen i tillegg.

Et tenkt eksempel med to feil

Regnskapet viser 600 kroner mer enn banken. Du finner et bankgebyr på 900 kroner som mangler, og en innbetaling på 300 kroner som heller ikke er registrert. De to manglene gir sammen en nettoforskjell på 600.

Eksemplet viser hvorfor du ikke bør lete bare etter ett bilag som er lik differansen. Søk etter alle hendelser som ikke kan forklares, og kontroller summen når listen er fullstendig. Bruk originaldokumentasjonen til å avgjøre hvordan hver hendelse skal behandles.

Rett med et spor en annen person kan følge

Når årsaken er avklart, dokumenter originalhendelsen, hva som var feil, og hvordan den er korrigert. Lagre bankuttrekket og avstemmingen for riktig periode. Unngå å overskrive forklaringen slik at det blir uklart hva som skjedde.

Altinn forklarer hvorfor balanseposter må dokumenteres. Et regnskapssystem kan gjøre kobling og søk enklere, men et forslag til matching er ikke i seg selv dokumentasjon på at sammenhengen er riktig.

Hvis forskjellen kommer tilbake hver måned, undersøk arbeidsflyten: Hvem samler bilag, hvem godkjenner forslag, og hvem følger åpne poster? Aiak kan hjelpe deg å avklare dette og rydde i avstemmingen. ReAI kan være aktuelt når du vil samle den løpende håndteringen i ett system.

Fortsett med neste oppgave

Les også hva er avstemming i regnskapet?.

Du kan også lese om andre spørsmål om bokføring.