Kan du bokføre med mangelfull kvittering

Spørsmålet Kan du bokføre med mangelfull kvittering er vanlig for virksomheter som vil ha bedre kontroll på rutiner, dokumentasjon og oppfølging. En mangelfull kvittering gjør det vanskeligere å dokumentere hva kjøpet gjelder og hvordan det skal behandles i regnskapet. I praksis må du ofte hente inn ekstra informasjon før føringen blir trygg.

Kort svar

En mangelfull kvittering gjør det vanskeligere å dokumentere hva kjøpet gjelder og hvordan det skal behandles i regnskapet. I praksis må du ofte hente inn ekstra informasjon før føringen blir trygg. Jo raskere du supplerer manglende opplysninger, desto mindre er risikoen for feil og usikkerhet senere.

Les også

• Bilag
• Hvordan oppbevare bilag digitalt
• Hva er forskjellen på kvittering og faktura
• kontakt oss

Testplan for Kan du bokføre med mangelfull kvittering

Jo raskere du supplerer manglende opplysninger, desto mindre er risikoen for feil og usikkerhet senere. I stedet for å godkjenne Kan du bokføre med mangelfull kvittering ut fra en presentasjon, bør daglig leder, lønnsansvarlig og den som bokfører eller kontrollerer oppgaven kjøre en avgrenset test med egne data og et definert avvik. Når virksomheten arbeider med Kan du bokføre med mangelfull kvittering, er det mest avslørende å teste en realistisk avvikssituasjon fremfor en perfekt standardprosess.

Testdata

Velg 8 representative saker og kontroller at de samlet dekker bilag, avtale, dato, motpart, beløp, konto, periode, attestasjon og avstemmingsreferanse. Fjern eller skjerm opplysninger som ikke er nødvendige for testen. Noter forventet resultat på forhånd, slik at teamet ikke tilpasser vurderingen etter det systemet faktisk leverer.

Gjennomføring

1. Kjør normalflyten fra bilag, vurdering, kontering, godkjenning, reskontro eller hovedbok, avstemming og rapportering.
2. Gjenta testen med denne hendelsen: et bilag som gjelder flere perioder og inneholder både en kostnad, et depositum og en privat andel.
3. La en annen person kontrollere grunnlaget og ta stilling til hvilke fakta som må avklares før postering eller rapportering, og hvem som godkjenner en retting.
4. Registrer manuelle steg, uklare valg og data som må rettes flere steder.

Akseptansekriterier

Testen av Kan du bokføre med mangelfull kvittering er bestått når utfallet kan forklares, avviket er synlig og neste person kan arbeide videre uten en muntlig overlevering. Den er ikke bestått hvis at en enkel standardføring brukes selv om tidspunkt, motpart, avgift eller arbeidsforhold gjør saken annerledes. Da bør virksomheten rette arbeidsflyten eller avgrense bruken før løsningen rulles ut bredere.

Følg opp etter 34 dager med uavklarte poster, korrigeringer, avstemmingsdifferanser, fristbrudd og tid brukt på å finne dokumentasjon. Kombiner måltallene med en gjennomgang av enkeltsaker; gjennomsnitt kan skjule sjeldne feil med stor konsekvens. Dokumenter deretter hva som skal beholdes og hvilket problem som fortsatt krever tiltak.

Veiledningen er generell. Konkrete skatte-, avgifts-, lønns- og regnskapsvurderinger bør kontrolleres mot oppdaterte regler og eventuelt avklares med regnskapsfører eller annen kvalifisert rådgiver.

Avklar dette før rutinen låses

1. Grunnlaget: Hvilke deler av bilag, avtale, dato, motpart, beløp, konto, periode, attestasjon og avstemmingsreferanse påvirker konklusjonen om Kan du bokføre med mangelfull kvittering, og hvilke opplysninger er fremdeles bare antakelser? Noter kilde og kontrolltidspunkt for de viktigste tallene eller hendelsene.
2. Avviket: I situasjonen der et bilag som gjelder flere perioder og inneholder både en kostnad, et depositum og en privat andel, hvor skal arbeidsflyten stoppe, hvem undersøker fakta, og hva må være bekreftet før saken kan fortsette?
3. Beslutningen: Hvem blant daglig leder, lønnsansvarlig og den som bokfører eller kontrollerer oppgaven kan avgjøre hvilke fakta som må avklares før postering eller rapportering, og hvem som godkjenner en retting, og hvem skal kontrollere at beslutningen faktisk blir gjennomført i alle berørte systemer eller rutiner?
4. Effekten: Hvilke to mål fra uavklarte poster, korrigeringer, avstemmingsdifferanser, fristbrudd og tid brukt på å finne dokumentasjon gir det mest ærlige bildet av om arbeidet med Kan du bokføre med mangelfull kvittering er blitt bedre? Fastsett utgangspunkt, ønsket endring og dato for måling.
5. Grensen: Hvilke deler av vurderingen kan virksomheten gjøre selv, og når krever Kan du bokføre med mangelfull kvittering oppdatert myndighetsinformasjon, kontraktsavklaring eller bistand fra en kvalifisert fagperson? Dokumenter stoppunktet før en reell sak oppstår.

Hvis virksomheten vil arbeide videre med Kan du bokføre med mangelfull kvittering i sin egen situasjon, kan den ta kontakt for en konkret avklaring .