Hvordan rydde bilagskaos
Begynn med én periode og en ansvarlig for hvert avvik. Skill manglende dokumentasjon fra transaksjoner som allerede er bokført.
Rydd bilagskaos ved å lage én oversikt over det som mangler, ikke ved å laste opp alt du finner en gang til. Begynn med én periode og skill mellom manglende dokumenter, usikre føringer og poster som allerede er bokført.
Lag en arbeidsliste fra regnskapet
Sammenlign bank, åpne poster og bilagsarkiv. For hver uavklart hendelse noterer du dato, beløp, referanse, hva som mangler, ansvarlig person og neste handling. En liste uten eier blir fort bare et nytt sted å lete.
| Status | Handling |
|---|---|
| Dokument mangler | Finn bestiller eller hent kopi fra leverandør |
| Dokument finnes, kjøp uklart | Be den som kjøpte om formål og virksomhetstilknytning |
| Samme dokument finnes flere ganger | Kontroller fakturanummer og tidligere bokføring |
| Beløp avviker | Undersøk valuta, delbetaling, kreditnota og gebyr |
Eksempel: 18 transaksjoner uten vedlegg
Ved månedsslutt mangler 18 bankposter vedlegg. Seks gjelder samme abonnement, fire er betalinger av fakturaer som allerede er bokført, og resten krever oppfølging.
Behandler du alle 18 som nye kjøp, risikerer du dobbeltføring. Grupper først etter leverandør og referanse, koble de fire betalingene til eksisterende poster og hent riktige periodedokumenter for abonnementet. Den gjenværende listen viser de reelle dokumentasjonshullene.
Ikke fyll tomme felt med gjetninger for å lukke listen. Noter usikkerheten og få behandlingen avklart av regnskapsansvarlig.
Avtal én kanal og en fast oppfølging
Den som kjenner kjøpet, leverer dokumentasjon i den avtalte kanalen med en kort forklaring når formålet er uklart. Samle reiseutlegg etter en egen rutine for reisebilag. Unngå at regnskapsmaterialet bare finnes i private meldinger.
Velg en fast ukentlig kontroll av nye hull. Ved månedsslutt skal den ansvarlige kunne forklare hvilke saker som fortsatt er åpne og hvorfor. Et uavklart bilag blir ikke korrekt fordi måneden avsluttes.
Bevar original og rettelsesspor
Oppbevar mottatt dokumentasjon og henvisninger til eventuelle korrigeringer. Ikke endre leverandørens faktura selv eller gi samme fil flere navn for å få den til å passe ulike trekk. Altinn om bilagskrav gir det offentlige grunnlaget.
Når rutinen er definert, kan dere vurdere om systemoppsett eller regnskapshjelp gjør den enklere å holde.
Når et hull i listen gjelder en belastning på konto, bruk guiden til banktrekk uten faktura for å følge betalingen til riktig kjøp.
Var ikke dette helt situasjonen din? Vi vurderer gjerne den konkrete saken.
Få gratis vurdering