Hva er et bilag

Spørsmålet Hva er et bilag er vanlig for virksomheter som vil ha bedre kontroll på rutiner, dokumentasjon og oppfølging. Et bilag er dokumentasjonen som viser at en økonomisk hendelse har skjedd og hva den gjelder. Bilaget er grunnlaget for bokføringen og må gjøre det mulig å forstå, kontrollere og spore transaksjonen.

Kort svar

Et bilag er dokumentasjonen som viser at en økonomisk hendelse har skjedd og hva den gjelder. Bilaget er grunnlaget for bokføringen og må gjøre det mulig å forstå, kontrollere og spore transaksjonen. Tenk at et godt bilag skal kunne forklares også lenge etter at kjøpet eller salget ble gjort.

Les også

• Bilag
• Regnskap
• Hvordan oppbevare bilag digitalt
• kontakt oss

Roller og overleveringer

For å få verdi av Hva er et bilag må virksomheten beskrive ansvar, datagrunnlag og avvik før den velger løsning eller leverandør. I praksis betyr det at Hva er et bilag må fordeles mellom daglig leder, lønnsansvarlig og den som bokfører eller kontrollerer oppgaven med et tydelig skille mellom utførelse, godkjenning og etterkontroll. Tenk at et godt bilag skal kunne forklares også lenge etter at kjøpet eller salget ble gjort.

Stresstest overleveringen

Bruk denne situasjonen: et bilag som gjelder flere perioder og inneholder både en kostnad, et depositum og en privat andel. La den vanlige ansvarlige være utilgjengelig og be en kollega overta. Hvis kollegaen må lete i meldinger, private notater eller flere motstridende rapporter, er overleveringen ikke ferdig definert.

For Hva er et bilag bør teamet registrere tidspunktet for hvert viktig steg og hvilken kilde som ble brukt. Det gjør det mulig å se om forsinkelsen skyldes manglende data, uklart ansvar eller en kontroll som kommer for sent. Det synliggjør også at en enkel standardføring brukes selv om tidspunkt, motpart, avgift eller arbeidsforhold gjør saken annerledes.

Gjennomgå resultatet etter 39 dager. Velg to mål fra uavklarte poster, korrigeringer, avstemmingsdifferanser, fristbrudd og tid brukt på å finne dokumentasjon, sammenlign dem med utgangspunktet og les samtidig et lite utvalg enkeltsaker. Tall viser om omfanget endrer seg; enkeltsakene viser om kvaliteten faktisk er bedre.

Veiledningen er generell. Konkrete skatte-, avgifts-, lønns- og regnskapsvurderinger bør kontrolleres mot oppdaterte regler og eventuelt avklares med regnskapsfører eller annen kvalifisert rådgiver.

Det prosesseieren må avklare

1. Grunnlaget: Hvilke deler av bilag, avtale, dato, motpart, beløp, konto, periode, attestasjon og avstemmingsreferanse påvirker konklusjonen om Hva er et bilag, og hvilke opplysninger er fremdeles bare antakelser? Noter kilde og kontrolltidspunkt for de viktigste tallene eller hendelsene.
2. Avviket: I situasjonen der et bilag som gjelder flere perioder og inneholder både en kostnad, et depositum og en privat andel, hvor skal arbeidsflyten stoppe, hvem undersøker fakta, og hva må være bekreftet før saken kan fortsette?
3. Beslutningen: Hvem blant daglig leder, lønnsansvarlig og den som bokfører eller kontrollerer oppgaven kan avgjøre hvilke fakta som må avklares før postering eller rapportering, og hvem som godkjenner en retting, og hvem skal kontrollere at beslutningen faktisk blir gjennomført i alle berørte systemer eller rutiner?
4. Effekten: Hvilke to mål fra uavklarte poster, korrigeringer, avstemmingsdifferanser, fristbrudd og tid brukt på å finne dokumentasjon gir det mest ærlige bildet av om arbeidet med Hva er et bilag er blitt bedre? Fastsett utgangspunkt, ønsket endring og dato for måling.
5. Grensen: Hvilke deler av vurderingen kan virksomheten gjøre selv, og når krever Hva er et bilag oppdatert myndighetsinformasjon, kontraktsavklaring eller bistand fra en kvalifisert fagperson? Dokumenter stoppunktet før en reell sak oppstår.

Hvis virksomheten vil arbeide videre med Hva er et bilag i sin egen situasjon, kan den ta kontakt for en konkret avklaring .