Hva er et bilag? Krav og eksempler

Et bilag er dokumentasjonen som ligger til grunn for en bokført transaksjon. Det kan være en faktura, kvittering, timeliste, bankdokumentasjon eller et internt dokument. Bilaget skal gjøre den økonomiske hendelsen forståelig og etterprøvbar.

Kort svar

Bilaget skal vise hva som er kjøpt eller solgt, dato, beløp, partene og tilknytningen til virksomheten. Hvilke opplysninger som kreves, avhenger av bilagstypen. En faktura har for eksempel mer detaljerte formkrav enn et betalingsbilag.

Bokføringsreglene bruker i stor grad ordet dokumentasjon. I praksis brukes dokumentasjon og bilag ofte om det samme.

Vanlige typer bilag

Bilagstype	Hva den dokumenterer	Typisk kontroll
Salgsfaktura	Virksomhetens salg og krav mot kunden	Nummer, dato, kjøper, ytelse, beløp og MVA
Kjøpsfaktura	Kjøp fra en leverandør og betalingsplikt	Selger, kjøper, beskrivelse, dato, beløp og MVA
Kvittering	Et gjennomført kjøp, ofte betalt med kort eller kontant	Hva som er kjøpt og om kjøpet gjelder virksomheten
Bankbilag	Betaling, gebyr, rente eller overføring	Kobling til faktura, avtale eller annen forklaring
Timeliste eller lønnsunderlag	Grunnlaget for lønn og ytelser	Periode, timer, satser og godkjenning
Internt bilag	Periodisering, korrigering eller annen intern postering	Beregning, forklaring, dato og godkjenning

Et kontoutdrag viser at penger er betalt, men forklarer ikke alltid hva som er kjøpt. Det erstatter derfor ikke automatisk en manglende faktura eller kvittering.

Hva må et godt bilag vise?

Kontroller minst disse punktene før bokføring:

datoen dokumentasjonen ble utstedt og datoen leveransen gjelder
navn og andre nødvendige opplysninger om kjøper og selger
en tydelig beskrivelse av varen eller tjenesten
beløp, valuta og betalingsvilkår når det er relevant
MVA-sats og MVA-beløp når transaksjonen er avgiftspliktig
at kjøpet faktisk gjelder virksomheten
referanse til avtale, bestilling eller godkjenning når bilaget alene ikke forklarer saken

De detaljerte kravene varierer. Se hva en faktura må inneholde når bilaget er en salgs- eller kjøpsfaktura.

Eksempel: kvittering for et blandet kjøp

En eier kjøper kontorrekvisita og en privat vare på samme kvittering. Hele betalingen er gjort med privat kort.

Før bokføring bør virksomheten markere hvilke linjer som gjelder bedriften, dokumentere formålet og bare refundere den næringsrelaterte delen. Eventuell inngående MVA må beregnes ut fra de relevante varelinjene. Deretter bokføres utlegget som gjeld til eieren frem til refusjonen er betalt.

Dette gir et bedre kontrollspor enn å bokføre hele totalsummen og korrigere den private delen senere.

Hva gjør du når bilaget mangler opplysninger?

Be leverandøren om korrigert faktura eller kopi av dokumentasjonen.
Ta vare på betalingssporet, bestillingen og kommunikasjonen som støtter hva kjøpet gjelder.
Ikke legg til eller endre opplysninger i leverandørens originaldokument.
Vurder om kostnaden kan dokumenteres godt nok, og om MVA-fradrag kan kreves.
Noter vurderingen og hvem som godkjente den.

Et internt notat reparerer ikke alltid et mangelfullt eksternt bilag. Les mer om bokføring med mangelfull kvittering .

Oppbevaring og sporbarhet

Bilaget må kunne finnes igjen fra posteringen, og posteringen må kunne spores tilbake til bilaget. Filnavn, bilagsnummer og kobling i regnskapssystemet bør derfor være stabile. Digital oppbevaring er normalt praktisk, men virksomheten må sikre lesbarhet, tilgang og sikkerhetskopi gjennom hele oppbevaringstiden.

Hva er et bilag?