Hva er en kreditnota

Spørsmålet Hva er en kreditnota blir aktuelt når en sendt faktura må reduseres eller korrigeres. En kreditnota brukes når hele eller deler av en tidligere faktura ikke lenger skal stå som krav, for eksempel ved feil beløp, retur eller prisavslag. På den måten beholder du historikken i regnskapet i stedet for å endre et dokument som allerede er sendt.

Kort svar

En kreditnota er et salgsdokument som reduserer eller nuller ut en tidligere faktura. Den brukes for å rette feil, dokumentere retur eller gi prisavslag på en sporbar måte. Rett feil på utsendte fakturaer med kreditnota og ny faktura når det trengs.

Når dette typisk blir viktig

når feil kunde, beløp eller MVA er brukt på fakturaen
når varer returneres eller leveransen blir endret
når kunden skal ha redusert krav etter at faktura er sendt

Hva du bør ha kontroll på

Område	Hva du bør sjekke	Hvorfor det betyr noe
Kobling	Knytt kreditnotaen tydelig til den opprinnelige fakturaen.	Da blir det enkelt å forstå hva som er korrigert og hvorfor.
Årsak	Beskriv om det gjelder feil, retur, prisavslag eller annen endring.	God forklaring gjør oppfølging og kontroll enklere.
Oppfølging	Avklar om kunden også skal få en ny og korrigert faktura.	Da blir både reskontro og innbetaling riktigere.

Vanlige feil

den opprinnelige fakturaen endres manuelt i stedet for å bli kreditert
kreditnotaen blir opprettet uten at reskontro eller MVA blir fulgt opp
ny faktura sendes uten at den gamle først er ryddet ut

Når det er lurt å få hjelp

Det er lurt å få hjelp når kreditnotaer påvirker MVA, når feil går tilbake til tidligere perioder, eller når kundeoppfølgingen er blitt uoversiktlig. Du kan også ta kontakt hvis du vil rydde opp i feilfakturering uten å miste sporbarhet.

Les også

Der kvaliteten vanligvis svikter

For Hva er en kreditnota er hovedrisikoen at en enkel standardføring brukes selv om tidspunkt, motpart, avgift eller arbeidsforhold gjør saken annerledes. Rett feil på utsendte fakturaer med kreditnota og ny faktura når det trengs. Derfor bør forbedringen starte ved det første punktet der opplysningene blir usikre, ikke ved den siste rapporten der feilen blir oppdaget.

Bygg den minste brukbare rutinen

Definer hvem blant daglig leder, lønnsansvarlig og den som bokfører eller kontrollerer oppgaven som eier saken.
Samle bare grunnlaget som er nødvendig: bilag, avtale, dato, motpart, beløp, konto, periode, attestasjon og avstemmingsreferanse.
Beskriv ett stoppunkt for manglende eller motstridende opplysninger.
Avtal hvem som kan ta stilling til hvilke fakta som må avklares før postering eller rapportering, og hvem som godkjenner en retting.
Lukk saken først når resultatet vises riktig videre i bilag, vurdering, kontering, godkjenning, reskontro eller hovedbok, avstemming og rapportering.

Rutinen bør prøves på 12 saker før den gjøres større. Et nytt felt eller en ekstra godkjenning er bare nyttig hvis det forebygger et konkret avvik. Ellers flyttes tiden fra problemløsning til administrasjon uten at kvaliteten øker.

Prøv rutinen på et vanskelig eksempel

Bruk følgende hendelse: et bilag som gjelder flere perioder og inneholder både en kostnad, et depositum og en privat andel. Skriv ned hvor teamet mangler fakta, hvor to personer kan tolke situasjonen ulikt, og hvilken dokumentasjon som avgjør veien videre. For Hva er en kreditnota bør denne øvelsen ende i én forklarbar beslutning, ikke flere parallelle versjoner av saken.

Etter 42 dager bør ledelsen se på uavklarte poster, korrigeringer, avstemmingsdifferanser, fristbrudd og tid brukt på å finne dokumentasjon. Dersom samme feil oppstår igjen, må årsaken undersøkes ved kilden. Dersom feilen forsvinner, men tidsbruken øker kraftig, bør kontrollen forenkles uten å fjerne sporbarheten.

Veiledningen er generell. Konkrete skatte-, avgifts-, lønns- og regnskapsvurderinger bør kontrolleres mot oppdaterte regler og eventuelt avklares med regnskapsfører eller annen kvalifisert rådgiver.

Spørsmål til neste arbeidsmøte

Grunnlaget: Hvilke deler av bilag, avtale, dato, motpart, beløp, konto, periode, attestasjon og avstemmingsreferanse påvirker konklusjonen om Hva er en kreditnota, og hvilke opplysninger er fremdeles bare antakelser? Noter kilde og kontrolltidspunkt for de viktigste tallene eller hendelsene.
Avviket: I situasjonen der et bilag som gjelder flere perioder og inneholder både en kostnad, et depositum og en privat andel, hvor skal arbeidsflyten stoppe, hvem undersøker fakta, og hva må være bekreftet før saken kan fortsette?
Beslutningen: Hvem blant daglig leder, lønnsansvarlig og den som bokfører eller kontrollerer oppgaven kan avgjøre hvilke fakta som må avklares før postering eller rapportering, og hvem som godkjenner en retting, og hvem skal kontrollere at beslutningen faktisk blir gjennomført i alle berørte systemer eller rutiner?
Effekten: Hvilke to mål fra uavklarte poster, korrigeringer, avstemmingsdifferanser, fristbrudd og tid brukt på å finne dokumentasjon gir det mest ærlige bildet av om arbeidet med Hva er en kreditnota er blitt bedre? Fastsett utgangspunkt, ønsket endring og dato for måling.
Grensen: Hvilke deler av vurderingen kan virksomheten gjøre selv, og når krever Hva er en kreditnota oppdatert myndighetsinformasjon, kontraktsavklaring eller bistand fra en kvalifisert fagperson? Dokumenter stoppunktet før en reell sak oppstår.

Hvis virksomheten vil arbeide videre med Hva er en kreditnota i sin egen situasjon, kan den ta kontakt for en konkret avklaring .