Banktrekk uten faktura: slik finner du dokumentasjonen

Et banktrekk er ikke automatisk tilstrekkelig kjøpsdokumentasjon. Før du bokfører et ukjent abonnement eller krever avgiftsfradrag, må du vite hvem leverandøren er, hva kjøpet gjelder og hvilket dokument som underbygger det.

Begynn med én transaksjon. Mange abonnementstrekk har et annet navn i banken enn produktet virksomheten bruker. En betalingsformidler kan stå som mottaker, mens fakturaen ligger i leverandørens portal.

Følg transaksjonen til kjøpet

Noter dato, beløp, valuta og referanse. Søk deretter i virksomhetens godkjente innbokser og leverandørkontoer. Spør personen som bestilte tjenesten, fremfor å gjette ut fra leverandørnavnet. Ikke del komplette kontoutskrifter med ukjente avsendere for å få hjelp.

Når underlaget er funnet, bør det kunne knyttes til transaksjonen og bokført post. Se også rutinen for å rydde bilagskaos.

Eksempel: tre like trekk og bare én faktura

Bedriften har tre trekk på 990 kroner fra samme betalingsmottaker. En medarbeider laster opp den nyeste fakturaen tre ganger. Beløpene stemmer, men dokumentasjonen gjør det ikke.

Kontroller fakturanummer og periode for hvert trekk. Et månedlig abonnement kan ha forskjellige fakturaer selv om beløpet er uendret. Omvendt kan én faktura dekke flere delbetalinger. Det er sammenhengen, ikke bare likheten i beløp, som avgjør koblingen.

Hvis fakturaen allerede er bokført fra en annen kanal, skal betalingen normalt avstemmes mot den posten etter riktig rutine. Å registrere kjøpet på nytt fordi dokumentet lastes ned på nytt kan gi dobbelt kostnad.

Når dokumentet ikke finnes

Be leverandøren om en kopi gjennom den kjente kundekanalen. Noter hvem som følger opp og hvilken transaksjon saken gjelder. Et internt notat kan forklare hendelsesforløpet, men erstatter ikke nødvendigvis dokumentasjonen som reglene krever.

Hold spørsmålene atskilt: bokføring av en faktisk hendelse, kostnadsfradrag og fradrag for inngående MVA er ikke samme vurdering. Ved uavklart grunnlag bør regnskapsansvarlig avgjøre behandlingen fremfor at et systemforslag godtas automatisk.

Gjør neste måneds kontroll enklere

Samle leverandørkontoer under virksomhetens kontroll. Avtal hvor bilag sendes, og hvem som henter dokumenter som bare ligger i portaler. En personlig innlogging uten reserveperson er sårbar når ansatte slutter.

Et system som ReAI kan inngå i en mer samlet arbeidsflyt. Dersom dere trenger hjelp til avvik og oppsett, beskriv oppgaven til regnskapshjelp. Ikke send sensitive vedlegg i den første henvendelsen.

Offentlig kilde: Altinn om krav til bilag. Eksemplet er illustrativt; konkret behandling må bygge på dokumentasjonen og reglene for virksomheten.