Hva er balanse

Spørsmålet Hva er balanse kommer gjerne når regnskapet skal brukes til mer enn bare bokføring. Balansen er oversikten over eiendeler, egenkapital og gjeld på en bestemt dato, ofte ved månedsslutt eller årsslutt. Den forteller ikke bare hvordan det gikk i perioden, men hvor virksomheten faktisk står akkurat nå.

Kort svar

Balansen viser hva virksomheten eier, hva den skylder og hvor mye som er finansiert med egenkapital på et bestemt tidspunkt. Den er et øyeblikksbilde av den økonomiske stillingen. Les balansen sammen med resultatregnskapet for å forstå likviditet, gjeld og bundet kapital.

Når dette typisk blir viktig

når du vil forstå om virksomheten er robust og likvid
når månedsrapport eller årsoppgjør skal vurderes
når banker, eiere eller ledelse spør hvordan bedriften faktisk står

Hva du bør ha kontroll på

Område	Hva du bør sjekke	Hvorfor det betyr noe
Eiendeler	Se hva som ligger i bank, fordringer, lager og anleggsmidler.	Da ser du hvor kapitalen er bundet opp.
Gjeld	Kontroller leverandørgjeld, lån og andre forpliktelser.	Det viser hvilke krav som kommer mot virksomheten.
Egenkapital	Vurder hvordan resultat og uttak påvirker egenkapitalen over tid.	Det sier mye om hvor robust virksomheten er.

Vanlige feil

balansen leses som om den viser aktivitet i perioden
åpne poster og avsetninger blir ikke vurdert før tallene brukes
man ser på totalsummer uten å forstå hva postene faktisk består av

Når det er lurt å få hjelp

Det er lurt å få hjelp når balansen inneholder gamle poster, uklare mellomværender eller større vurderinger knyttet til fordringer, avsetninger og periodiseringer. Du kan også ta kontakt hvis du vil bruke balansen mer aktivt i styringen av virksomheten.

Les også

Beslutningsgrunnlag for Hva er balanse

Kvaliteten på Hva er balanse avgjøres i overgangene mellom mennesker, systemer og dokumentasjon, særlig når den normale planen ikke holder. Formålet er konkret: les balansen sammen med resultatregnskapet for å forstå likviditet, gjeld og bundet kapital. Før virksomheten endrer system, leverandør eller rutine, bør den dokumentere hvilket problem som skal løses og hva et godt resultat betyr for daglig leder, lønnsansvarlig og den som bokfører eller kontrollerer oppgaven.

Sammenlign reelle alternativer

Ta med minst to handlingsalternativer. Det ene kan være å forbedre dagens arbeidsmåte; det andre kan være en ny løsning eller ekstern faglig bistand. For hvert alternativ bør vurderingen av Hva er balanse vise hvordan bilag, vurdering, kontering, godkjenning, reskontro eller hovedbok, avstemming og rapportering påvirkes, hvilke data som må flyttes, og hvem som får et nytt ansvar.

Spørsmål	Dokumentasjon	Konsekvens hvis svaret er uklart
Hva vet vi?	Bilag, avtale, dato, motpart, beløp, konto, periode, attestasjon og avstemmingsreferanse	Beslutningen bygger på antakelser.
Hva kan gå galt?	Scenario: et bilag som gjelder flere perioder og inneholder både en kostnad, et depositum og en privat andel	Normalflyten skjuler svakheten.
Hvem avgjør?	Eier av hvilke fakta som må avklares før postering eller rapportering, og hvem som godkjenner en retting	Saken stopper eller overstyres tilfeldig.
Hva skal bli bedre?	Uavklarte poster, korrigeringer, avstemmingsdifferanser, fristbrudd og tid brukt på å finne dokumentasjon	Effekten kan ikke etterprøves.

Den største fallgruven er at en enkel standardføring brukes selv om tidspunkt, motpart, avgift eller arbeidsforhold gjør saken annerledes. Sett derfor en dato for etterkontroll allerede når beslutningen tas. På den datoen skal ansvarlig sammenligne forventet og faktisk effekt, lese et utvalg saker og avgjøre om tiltaket skal beholdes, justeres eller stoppes.

En ryddig vurdering av Hva er balanse trenger ikke være lang. Den må være presis nok til at styret, ledelsen eller en fagperson kan forstå premissene og se hvilke opplysninger som fortsatt mangler.

Veiledningen er generell. Konkrete skatte-, avgifts-, lønns- og regnskapsvurderinger bør kontrolleres mot oppdaterte regler og eventuelt avklares med regnskapsfører eller annen kvalifisert rådgiver.

Sjekk beslutningen mot praksis

Grunnlaget: Hvilke deler av bilag, avtale, dato, motpart, beløp, konto, periode, attestasjon og avstemmingsreferanse påvirker konklusjonen om Hva er balanse, og hvilke opplysninger er fremdeles bare antakelser? Noter kilde og kontrolltidspunkt for de viktigste tallene eller hendelsene.
Avviket: I situasjonen der et bilag som gjelder flere perioder og inneholder både en kostnad, et depositum og en privat andel, hvor skal arbeidsflyten stoppe, hvem undersøker fakta, og hva må være bekreftet før saken kan fortsette?
Beslutningen: Hvem blant daglig leder, lønnsansvarlig og den som bokfører eller kontrollerer oppgaven kan avgjøre hvilke fakta som må avklares før postering eller rapportering, og hvem som godkjenner en retting, og hvem skal kontrollere at beslutningen faktisk blir gjennomført i alle berørte systemer eller rutiner?
Effekten: Hvilke to mål fra uavklarte poster, korrigeringer, avstemmingsdifferanser, fristbrudd og tid brukt på å finne dokumentasjon gir det mest ærlige bildet av om arbeidet med Hva er balanse er blitt bedre? Fastsett utgangspunkt, ønsket endring og dato for måling.
Grensen: Hvilke deler av vurderingen kan virksomheten gjøre selv, og når krever Hva er balanse oppdatert myndighetsinformasjon, kontraktsavklaring eller bistand fra en kvalifisert fagperson? Dokumenter stoppunktet før en reell sak oppstår.

Hvis virksomheten vil arbeide videre med Hva er balanse i sin egen situasjon, kan den ta kontakt for en konkret avklaring .