Refusjon av utgifter til eier - grunnleggende
Grunnleggende guide til hvordan eier i AS får refundert utlegg uten at det utløser skatte- eller MVA-konsekvenser.
Som eier i eget AS kommer du før eller siden til å legge ut for noe – kanskje en programvarelisens, en jobbreise eller utstyr fra en butikk som ikke aksepterer firmakort. Refusjon av utgifter til eier er rett frem hvis du dokumenterer riktig, men det kan fort bli omklassifisert som lønn hvis du slurver.
Hva som er en gyldig refusjon
For at utbetalingen skal regnes som en utgiftsrefusjon (og ikke skattepliktig lønn eller utbytte), må tre vilkår være oppfylt.
| Vilkår | Hva det betyr |
|---|---|
| Utgiften er reell | Det finnes en faktisk faktura/kvittering |
| Utgiften er forretningsmessig | Den knytter seg til selskapets aktivitet |
| Dokumentasjon er på plass | Originalbilag, formål, dato |
Reglene følger bokføringsloven og skatteetatens veiledning .
Hva som skal stå på utleggsbilaget
Et utleggsbilag samler kvitteringene og knytter dem til personen som har lagt ut. Det skal som minimum inneholde:
- navnet på den som har lagt ut
- dato for refusjonen
- spesifisering av hver enkelt utgift med dato og beløp
- formål med hver utgift
- vedlagte originalkvitteringer
- bankkonto for refusjon
- attestasjon (av andre enn deg selv hvis mulig)
Steg for å registrere refusjonen
- Samle alle kvitteringer for perioden.
- Lag utleggsbilag med spesifisering.
- Scan kvitteringer (originalbilaget kan etter hvert kastes etter bokføringsloven §13).
- Bokfør kostnadene på riktige konti.
- Bokfør refusjonen mot bankkonto.
- Trekk fra inngående MVA hvis selskapet er MVA-registrert og bilaget tillater det.
Vanlige feil
- du fører refusjonen som “lønn” – utløser skatt og AGA unødig
- du har ingen kvittering – bilaget er ugyldig
- du tar refusjon for private utgifter – kan klassifiseres som utbytte
- du bruker bilkostnader uten kjørebok – mangler grunnlag for fradrag
- du blander mva-pliktige og unntatte utgifter på samme bilag
MVA på utlegg
Inngående MVA kan trekkes fra som vanlig hvis kvitteringen er stilet til selskapet eller hvis det er klart at utgiften er i selskapets navn. På små kvitteringer (under 1 000 kr inkl. MVA) er det normalt akseptert at kvittering uten selskapsnavn brukes som bilag.
Sjekkliste
- kvitteringen er lesbar og inneholder leverandørens organisasjonsnummer
- formål er notert og sammenheng med drift er tydelig
- attestasjon er gjort så langt det er mulig
- refusjonen er bokført, ikke trukket fra bank med tekst “kontant uttak”
Når det er lurt å få hjelp
Hvis det er mange små utlegg er det enkleste å bruke et system som håndterer det – ReAI har egen modul for utlegg, og AIAK kan rydde gamle utleggsbilag som ikke har blitt ført.
Beste neste steg
Les hvordan behandle utlegg og reiseregning , bokføringsplikt for norske bedrifter og hvordan oppbevare bilag digitalt . Trenger du hjelp, ta kontakt .