Teste en ny lønnsart før første utbetaling

En ny lønnsart er klar til bruk først når dere kan forklare hele behandlingen av utbetalingen. At beløpet vises riktig på lønnsslippen, sier ikke alene at rapporteringen og regnskapsføringen blir riktige. Bruk en kontrollert prøve med kjente forutsetninger før ordinær kjøring.

Guiden gjelder kontrollarbeidet rundt oppsettet. Den avgjør ikke om en konkret ytelse er skattepliktig, feriepengeberettiget eller en del av pensjonsgrunnlaget. Slike vurderinger må gjøres for den faktiske ytelsen, med gjeldende veiledning og avtalegrunnlag.

Begynn med hva som faktisk skal utbetales

Beskriv ytelsen med vanlig språk: gjelder den arbeid, refusjon av en dokumentert kostnad eller noe annet? Oppgi hvem som har godkjent grunnlaget, hvilken periode det gjelder og hvilke opplysninger beregningen trenger. En intern kode som «diverse tillegg» er et svakt utgangspunkt fordi forskjellige ytelser kan kreve ulik behandling.

Se hva en lønnsart er og lag deretter ett prøvegrunnlag som teamet kan regne gjennom uten systemet.

Lag en forventningsliste før testen

Skatteetatens veiledning til a-meldingen er kilden for rapporteringsbeskrivelsene. En leverandørs forhåndsoppsett må fortsatt vurderes mot det dere faktisk betaler.

Et prøveeksempel som avdekker mer enn en normal lønn

Anta at en illustrativ utbetaling beregnes som fem enheter à 200 kroner. Første prøve skal gi 1 000 kroner på den aktuelle linjen. Test deretter at to enheter blir korrigert. Dokumenter om rettingen gjelder samme kjøring eller en tidligere periode; de to situasjonene kan kreve forskjellig oppfølging.

Dette er et beregningseksempel, ikke en skatteklassifisering av et bestemt tillegg. Poenget er å kunne følge endringen fra godkjent grunnlag til lønnsslipp, rapport og postering. Se også om en annen medarbeider finner samme forklaring uten å spørre den som satte opp koden.

Bestem når oppsettet kan tas i bruk

Godkjenn ikke bare skjermbildet. Ta vare på forventet beregning, faktisk resultat, forklaring på eventuelle avvik og hvem som godkjente. Hvis rapporteringen er uavklart, bør utbetalingen avklares før den inngår i ordinær kjøring. Et midlertidig navn på lønnsarten løser ikke faglig usikkerhet.

Ved senere endringer i satser, avtaler eller systemoppsett gjentas de kontrollene som påvirkes. Oppsett av første lønnskjøring gir sammenhengen med resten av rutinene. Trenger dere hjelp til å avklare oppsett og arbeidsdeling, kan dere beskrive behovet for regnskapshjelp.